Privatlivspolitik

Som et led i Nordjyllandsfondens daglige drift indhenter og opbevarer Nordjyllandsfonden en række personoplysninger om ansøgere, samarbejdspartnere, leverandører mv. Dette sker både i forbindelse med, at Nordjyllandsfonden yder donationer samt i forbindelse med indkøb af varer eller ydelser til Nordjyllandsfonden, samt i forbindelse med samarbejder mellem eksterne parter og Nordjyllandsfonden. Behandlingen af persondata sker herunder i forbindelse med driften af vores hjemmesider nordjyllandsfonden.dk og 10tilforskel.dk. Vi henviser her til de specifikke privatlivspolitikker på de relevante hjemmesider.

Nordjyllandsfonden er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du ansøger, indgår aftaler med eller på anden vis retter henvendelse til os.

Vores behandling af dine personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af databeskyttelseslovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en registreret ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.

Nordjyllandsfonden betragtes som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os.

Behandling af personoplysninger

Når du retter henvendelse eller ansøger Nordjyllandsfonden, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse eller ansøgning. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse/ansøgning.

Typisk vil det være nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mailadresse og telefonnummer. Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om ansøgere, leverandører og samarbejdspartnere i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.

Vi behandler alene de oplysninger du oplyser os og indhenter kun undtagelsesvist oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale. Hvis du tidligere har ansøgt Nordjyllandsfonden, og ansøger på ny, kan vi dog bruge de oplysninger, der allerede er registreret om dig. Det tjekkes dog altid, om oplysningerne fortsat er korrekte.

Når du retter henvendelse til os via de sociale medier, behandler vi de oplysninger der fremgår af din henvendelse. Hvis du kontakter os på Facebook, vil vi - via Facebook - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Det samme gælder, hvis du benytter dig af vores chat-funktion på Facebook.

Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne administrere ansøgninger samt øvrige samarbejder med Nordjyllandsfonden. Det retlige grundlag for vores behandling er derfor data-beskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 (b). I nogle tilfælde benytter vi også databeskyttelsesfor-ordningens artikel 6, stk. 1 (f) som grundlag for at behandle personoplysninger, hvis vi vurderer, at vi har en legitim interesse heri, som ikke overstiges af den registreredes interesser og frihedsrettigheder. I enkelte tilfælde vil behandlingen ske efter databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1 (a). Dette kan være i forbindelse med offentliggørelse af tidligere vindere eller donationer.

De behandlinger der sker som led i Nordjyllandsfondens arbejde kan omfatte indsamling, brug, registrering, videregivelse samt offentliggørelse.

Offentliggørelse
Donationer fra Nordjyllandsfonden offentliggøres på nordjyllandsfonden.dk og 10tilforskel.dk. Ligeledes offentliggøres donationsmodtagere på nordjyllandsfonden.dk, 10tilforskel.dk, vores sociale medier og i pressemeddelelser efter aftale med ansøger. Se yderligere under ’Registreredes rettigheder’.

Opbevaringsperiode
Nordjyllandsfonden opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet. Ansøgere, samarbejdspartnere og leverandørers personoplysninger opbevares så længe, at der fortsat består et samarbejde.

Efter afslutningen af samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftalen/uddelingen samt opfylde Nordjyllandsfondens forpligtelser i henhold til Lov om Erhvervsdrivende Fonde. Opbevaringsperioden vil variere alt efter en donations varighed, og oplysningerne vil aldrig blive opbevaret længere end fem år fra afslutningen af samarbejdet. Ønsker du at vide mere om opbevaringen af netop dine oplysninger, kan du se mere om mulighederne herfor under ’Registreredes rettigheder’.

Henvendelser pr. mail direkte til Nordjyllandsfondens kontaktpersoner slettes når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede, hvilket vurderes ud fra den enkelte henvendelse og formålet hermed.

Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i fem år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.

Videregivelse af personoplysninger

Nordjyllandsfonden kan videregive dine oplysninger til virksomhedens revisorer og advokater ved brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkret opgaver, hvor de pågældende personoplysninger er involveret. Vi bruger eksterne leverandører til bl.a. IT-drift og serviceydelser og til udvikling af vores webservices. I den forbindelse sikres beskyttelsen af persondata enten gennem fortrolighedsaftaler eller gennem databehandleraftaler.

Derudover videregiver Nordjyllandsfonden ikke dine personoplysninger til andre, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil, eller du som registreret har givet samtykke til videregivelsen.

Sikkerhedsforanstaltninger
Virksomheden har truffet en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger tabes, forringes eller uberettiget videregives til andre.

Vi gemmer alle personoplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om personoplysninger håndteres forsvarligt. Der tages backup dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirus-software og firewalls.

Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektronisk data. Virksomheden har desuden pålagt samtlige medarbejdere tavshedspligt i forbindelse med de personoplysninger, de får kendskab til gennem deres virke.

Registreredes rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger virksomheden behandler om ansøgere, samarbejdspartnere, leverandører mv., idet vi er forpligtet til at oplyse herom. Du har ret til at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret. Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.

Nordjyllandsfonden er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med behandlingen af personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke, skal du kontakte os.

Du har også i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os.

Klage
Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet over Nordjyllandsfondens behandling og opbevaring af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. Du kan ligeledes af Datatilsynets hjemmeside læse mere om regler for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.

Kontaktoplysninger
Nordjyllandsfonden
Strandvejen 3, st.
9000 Aalborg
CVR.nr: 14346902

Kontaktperson ved henvendelser vedrørende Nordjyllandsfondens behandling af personoplysninger er projektchef Claus Hald Andreasen: claus@nordjyllandsfonden.dk

Skivehus Rotary Klub

Fakta

Fakta